■notes077 考具「電話会議」その2

「考具」電話会議、その2です。

その1では主に情報共有のために使う話でした。その2は、「ブレーンストーミング」的な使い方。いわゆるアイデア出しを電話会議でやってみよう、ということです。基本形は同じで
1)参加者を最初にハッキリさせ
2)事前にやってきた「宿題紙」を見ながら話す相手がどこにいるかにも拠りますが、Faxやメールで宿題を送り、人数分コピーなどをするための時間が必要です。前準備は欠かせません。

そして話の中で出てきたアイデアやヒントを誰かがシッカと書き留めておくこと。場に出たまま終わってしまうのが一番危険。もったいないですね。もちろんそのセッションだけでよきアイデアが出ればOKですし、出なければ二度三度と続くのは同じです。場合によっては「次回はドコドコに集まって」となることもあるでしょう。

電話会議で行うブレーンストーミング(ブレスト電話会議)にはいくつか課題があります。まずは「声だけ」ということ。
ホワイトボードや、机の上に紙を拡げて書き込みながら・・といったその場で出てきた、だからこそ大事にしたいアイデアや意見を全員の視覚で共有することが非常に六つかしい。これが最大の悩み。テレビ会議システムを使っている場合はホワイトボードに書いてクローズアップして見ることも不可能ではありませんが、ウイーン、ギュギュギュ・・とシステム付属のカメラを動かしてズームして・・・になります。そもそも電話会議ではできません。

だから大事になってくるのが「議事録メモ」。主には若者の仕事になるでしょうが、徹底的に議論をメモって、紙にして終了後出来る限り早く(もちろんその日のうちに)全員に送ること。ポイントは筆記者である自分の意見をマゼコゼにせず、虚心坦懐に議事録マシーンに徹することです。これ結構大変。人間の、しかも盛り上がってきて話すことばのスピードは猛烈に速いからです。すぐに手が痛くなります。しかしあるとないとではこれが大違い。ぜひトライしてみてください。

ふたつ目の課題は、メンバーを選びがちになる、ということ。
顔が見えない中でのアイデアのやり取りは、なかなかに緊張するものです。ゆえに気心の知れた、少なくとも一度はあったことのある間柄で行うのがスムース。初対面でいきなり電話で丁々発止・・・にすんなり入っていける人、またそれを受け入れられる人たちは、本当にコミュニケーション能力が高い方々でしょう。

反対に、よくよく知ったメンバー同士であれば、電話だけでも、云っていることのニュアンスを含めて分かるので、実はそれほど苦痛になったりしないことも事実です。もちろん話し合っただけでは意味がなくて、議事録あるいは、まとめとしての企画書などは誰かが作業するべきですよ。

などなど課題もありますが、アイデアをアレコレと考える段階を踏まないで仕上げた企画が迫力を欠くのは間違いありません。どうしても時間が取れない時、あるいはわざわざ集まるまでもないけれど、なにかヒントがが欲しい時。電話会議でのブレーンストーミング/アイデア会議にもチャレンジしてみてはどうでしょう? 「うん、その件は昨晩電話でブレストしたよ。ああ、アメリカとね」なんてカッコいいスね。